Vijf redenen waarom u als hr-manager niet met het wagenparkbeheer bezig moet zijn

Het wagenpark is een forse kostenpost. Hiermee vertellen wij u niets nieuws. Raar eigenlijk dat we dan toch nog vaak horen ‘het is op dit moment geen prioriteit’. Herkenbaar? Voor bedrijven waar het wagenpark te klein is om een fulltime wagenparkbeheerder -met verstand van zaken in te huren-, wordt het wagenparkbeheer er altijd bij gedaan. Vaak is dit iemand van HR, de ondernemer zelf of iemand van inkoop. Veel mensen ervaren het als een extra belasting, omdat het niet tot hun kerntaken behoort. Daarnaast ontbreekt het in de meeste gevallen aan kennis en expertise waardoor het veel tijd en gedoe kost

Door het wagenpark uit te besteden lost u beide problemen op. Aan de ene kant is WagenPartners het vaste aanspreekpunt. Aan de andere kant zorgt WagenPartners ervoor dat leaseprijzen in de markt worden vergeleken en dat u de beste deal krijgt. Nog steeds niet overtuigd? In deze blog delen wij nóg vijf redenen waarom u als hr-manager (eigen ondernemer of inkoper) niet met het wagenpark bezig moet zijn.

1. TIJD

Hr-managers zijn de spil in het bedrijf. Alle zaken die te maken hebben met het grootste kapitaal van een bedrijf (de mensen) worden namelijk door hen beheerd. Van sollicitatie tot uit diensttreden. Bij elke fase bent u als hr-manager betrokken. U zorgt ervoor dat medewerkers zich prettig voelen binnen het bedrijf. Hierdoor presteren ze beter én is het ziekteverzuim lager. En dat doet u met overgave! Wij begrijpen dat dit tijd kost. Veel tijd. En laten we eerlijk zijn; dat is ook superbelangrijk. Want zonder hr staat alles stil. Wagenparkbeheer is dan ook een taak die niet in uw takenpakket hoort. Dit kost namelijk veel tijd, helemaal als u het echt goed wilt doen! Besteedt u er niet voldoende tijd aan, dan leidt dit tot een lagere werknemerstevredenheid en een forse verhoging van de kosten voor het wagenpark.

2. KENNIS

Als hr-manager bent u volledig op de hoogte van alles wat te maken heeft met personeelszaken. Die kennis houdt u up-to-date, door het volgen van cursussen. En waar nodig huurt u externe expertise in, zoals een pensioenadviseur of re-integratieadviseur. Maar zeg eens eerlijk, wanneer was het de laatste keer dat u een cursus leasing en wagenparkbeheer heeft gevolgd? En wanneer was de laatste keer dat u een vakblad heeft gelezen uit de mobiliteitsbranche? Grote kans dus dat het aan echte kennis en expertise ontbreekt als het op auto’s en leasecontracten aankomt. En dan hebben we het nog niet over het bijhouden van alle veranderingen in wet- en regelgeving rondom mobiliteit. Een gebrek aan kennis zorgt voor veel verlies van tijd, een lagere werknemerstevredenheid en een forse verhoging van de wagenparkkosten.

3. SOFTWARE

Om het wagenpark te beheren, heeft u speciale software nodig. Software waar u als hr-manager vaak niet over beschikt. Het wagenparkoverzicht staat in de meeste gevallen in een Excelbestand. Een actuele kilometerstand, het actuele brandstofverbruik, de fiscale bijtelling, de btw-correctie voor privégebruik en de werkelijke kilometrage per jaar ontbreken veelal in dat overzicht. En dat is nog maar een klein gedeelte van de data die u nodig heeft om het beheer echt goed te kunnen uitvoeren. Want een auto bestellen is geen wagenparkbeheer.

4. GEDOE

Als hr-manager wilt u tevreden medewerkers. Dus als iemand met een mooie offerte van zijn of haar droomauto aankomt, wilt u natuurlijk het liefst dat die in het budget past. Helaas komt het nog wel eens voor dat een medewerker iets te enthousiast is geweest bij het uitzoeken van allerlei “nuttige” opties. Want zegt u nou zelf, zonder grote velgen, leer, panoramadak en zonder dik audiosysteem kunt u echt niet autorijden. Toch? Dit betekent in veel gevallen ‘terug naar de tekentafel’ voor de medewerker. De mailbox stroomt vol met nieuw samengestelde auto’s en u mag weer leaseoffertes opvragen. Nou, geweldig, maximale overschrijding van het budget, maar de auto past. Oeps, de bijtelling is toch best fors, zou u misschien toch nog even deze drie modellen uit willen laten rekenen?

Of kent u die collega die zo verontwaardigd is omdat zijn auto niet past terwijl een andere collega dezelfde auto rijdt in een nóg duurdere uitvoering? En wat als die volledig uitgedoste auto eindelijk wordt afgeleverd en de beoogde berijder toch besluit zijn werkgeluk ergens anders op te zoeken? Doorschuiven naar de nieuwe medewerker wordt waarschijnlijk al net zo’n fijne discussie, want die zit niet te wachten op zo’n dure auto. En… We kunnen een boek vol schrijven met redenen waarom de meeste hr-managers het wagenparkbeheer maar een gedoe vinden. Wij spreken dan ook veel hr-managers die er geen plezier aan beleven. En uiteindelijk zorgt het ook voor een verlaging van de werknemerstevredenheid en een verhoging van de kosten voor het wagenpark.

5. RISICO’S

Goed autobeleid dekt alle risico’s goed af. Wij horen van veel hr-managers dat de autoregeling nodig moet worden aangepast, maar dat er geen tijd voor is. De taak blijft maar doorschuiven. En dat brengt risico’s met zich mee. Het risico op hoge kosten bijvoorbeeld, als er iemand een jaar zorgverlof wil opnemen. Of als iemand ineens besluit om parttime te gaan werken. Maar u loopt ook het risico dat u minder goed personeel kunt aantrekken of behouden, omdat de autoregeling niet aansluit bij de huidige marktomstandigheden.

WAAROM ZOU U HET WAGENPARKBEHEER NIET UITBESTEDEN?

Grappig genoeg horen wij hr-managers vaak zeggen ‘Klinkt interessant, maar op dit moment zijn we te druk om ernaar te kijken.’ De redenen waarom er nooit tijd komt om ernaar te kijken heeft u net kunnen lezen. Iets anders wat wij vaak horen van hr-managers is dat het er nu eenmaal bij hoort. En dat de werkgever niet zit te wachten om extra kosten te maken voor het beheren van het wagenpark. Dat is dus best tegenstrijdig. Want met goed wagenparkbeheer bespaart u kosten. Zelfs zoveel dat u ons ervan kan betalen en nog steeds geld overhoudt. Klinkt dit te mooi om waar te zijn? We bewijzen graag het tegendeel met een gratis 20 minuten demo!

Toch zelf aan de slag? Lees dan sowieso ons artikel over hoe u zelf een goede autoregeling kunt opstellen en beheren!